Gagnez du temps, pensez à la callsheet !

Vous avez du mal à organiser votre shooting ou votre tournage ? La coordination entre les membres de votre équipe avant le jour J vous semble une montagne colossale ? Vous perdez systématiquement un temps précieux à retrouver le compte Instagram de votre coiffeuse ? J’ai ce qu’il vous faut : ce petit outil miracle s’appelle la callsheet !

Un travail d’équipe efficace commence et se termine par la communication

Mike « Coach K » Krzyzewski

Si vous avez fait de l’assistanat de plateau (photo, TV ou cinéma) vous avez probablement déjà entendu ce terme… Alors qu’est-ce qu’une callsheet exactement et pourquoi est-elle indispensable lors d’un shooting ?

Pourquoi utiliser une callsheet ?

J’ai découvert l’existence de cette « feuille d’appel » lors de mon stage auprès de l’agence Gallois Montbrun & Fabiani, à l’occasion d’un shooting avec Sarah Moon. J’ai été conviée à cette prise de vue par l’assistant lumière de la photographe. Et pour me préparer il m’a fourni quelques jours en amont la fameuse callsheet.

• Une callsheet est un planning, auquel chaque membre de l’équipe peut (et doit) se référer, contenant un grand nombre d’informations pour le jour J. C’est l’outil ultime pour coordonner un groupe et permettre à chaque participant de savoir ce qui est attendu de lui au cours de la journée, à quel moment et où.
• C’est également un document de référence où trouver l’ensemble des coordonnées importantes, avant, pendant et après la prise de vue.
• Pouvoir retrouver en un seul coup d’œil toutes les informations utiles (date, lieu du shooting, numéro de téléphone) vous évitera toutes sortes de fausses excuses (les modèles qui ne donnent plus signe de vie la veille d’un shooting, on vous voit), et la perte de temps lors de la publication des images avec la recherche des crédits.

La callsheet est donc l’un des documents les plus importants à transmettre à votre équipe. En plus du moodboard et du contrat (dont je vous parle en détail dans l’ebook ci-dessous).

Que doit contenir une feuille de présence ?

Même si chaque callsheet est différente, un certain nombre d’informations s’y retrouvent systématiquement :

• Informations rapides sur la production et le contexte : qui, quoi, pourquoi ?
• Lieu de la prise de vue, de préférence avec un plan d’accès, les parkings et les principaux transports en commun à proximité
• Date et heure de rendez-vous pour chaque membre de l’équipe (call time), éventuellement la météo prévue si vous shootez en extérieur.
• Le planning, indiquant entre autres l’heure de déjeuner (le meilleur moment n’est-ce pas ?), les temps dédiés aux pauses, à la préparation des mannequins, aux prises de vue, etc. Éventuellement la liste des photos à faire aussi appelée « shot list ».
• Les membres de l’équipe : nom, rôle sur le plateau et moyen de contact (à minima le numéro de téléphone, au mieux une adresse mail et les comptes Instagram en plus)
• En cas d’urgence : n° de téléphone et adresse de l’hôpital le plus proche, etc.

Sur les plateaux vidéos où la callsheet est un document plus répandu, certaines abréviations sont utilisées (D/N ; I/E ; H/M/W), elles sont détaillées dans un article du blog Music Gateway (en anglais).

Créez votre propre callsheet

En termes de design, ne soyez pas trop créatif. Contrairement au moodboard, qui demande plus de temps et d’investissement, la callsheet doit être lisible en quelques secondes. Vos partenaires doivent être capables de trouver la bonne information le plus rapidement possible. Un design trop élaboré, ou simplement trop différent risque de faire perdre un temps précieux à tout le monde.

Certains outils en ligne proposent de générer une callsheet pour vous. C’est le cas de Simple Callsheet par SetScooter, Celtx ou StudioBinder. Mais si vous préférez travailler hors ligne, je vous ai concocté une petite surprise : un pack de 3 modèles prêt à l’emploi pour Indesign et Word !

Au delà du contenu, veillez au contenant. Assurez-vous que tout le monde puisse ouvrir votre document, quels que soient le support et le matériel. Pour cela, privilégiez le format PDF et utilisez les liens hypertextes pour rediriger vos collaborateur·ices vers les applications efficaces :

• L’adresse mail bonjour@mail.com devra avoir comme lien hypertexte mailto:bonjour@mail.com afin qu’au clic, vos lectrices soient redirigés vers leur appli de messagerie. Voici un exemple de lien cliquable renvoyant vers un outil de messagerie : exemple@hypertext-mail.com

• Le numéro de téléphone 0102030405 devra avoir comme lien tel:0102030405 afin qu’au clic, ils soient redirigés vers leur appli de téléphone

• Les sites internet ou comptes Instagram devront également être cliquables, par exemple le compte @laurelinereynaud devra avoir comme lien https://www.instagram.com/laurelinereynaud/

Pensez également au nom que vous donnez à votre document. Celui-ci doit être facilement repérable parmi les (trop) nombreux PDF téléchargés par vos équipes.

Comment utiliser une callsheet ?

Comme précisé plus haut, la callsheet est un document de référence destiné à l’ensemble de l’équipe. Veillez donc à la leur transmettre en temps et en heure. Ni trop tôt (risque d’oubli des informations ou de perte) ni trop tard (inutile pour le jour J). Je me permets de mon côté de l’envoyer 24 h avant le shooting. Elle me sert ainsi à faire un dernier point avec tout le monde, et sert de rappel.

Assurez-vous bien sûr également de l’envoyer à tout le monde !